Führen mit Zielvereinbarungen

Wie Sie Ziele SMART erreichen und Mitarbeiter motivieren

 

Ziele vorgeben und gleichzeitig die Mitarbeiter motivieren – das passt zusammen wie Herbstbeginn und 36 Grad, meinen Sie? Geht aber! Das hat der September 2018 ja eindrucksvoll unter Beweis gestellt. Also: Glauben Sie an Ihr Führungspotential. Wenn Sie Zielvereinbarungen nicht nur richtig formulieren, sondern dabei auch die Mitarbeiter ins Boot holen, dann ist es nur halb so schwer, wie Sie vielleicht denken.

 

Was ist eigentlich eine Zielvereinbarung?

 

Zu einer Zielvereinbarung, das steckt im Wort schon drin, braucht es immer zwei. Es handelt sich um eine Einigung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, die schriftlich festgehalten wird – und zwar als Zusatz zum Arbeitsvertrag. In der Regel beinhaltet eine Zielvereinbarung, die festlegt, welche Ziele in einem fest umrissenen Zeitraum mit klar definierten Maßnahmen zu erreichen sind, auch eine zusätzliche Vergütung. Entfällt diese Prämie, spricht man von Zielvorgaben.

 

Klar sollte also sein: Wer Zielvereinbarungen trifft, lässt sich auf ein partnerschaftliches Miteinander ein. Als Chef übertragen Sie Verantwortung und spornen so zu Leistung an. Motivierend wirkt hier nicht allein der Verdienst, sondern auch die Chance, aktiv die Geschicke des Unternehmens mitgestalten zu können. Persönliche Ziele des Mitarbeiters können und sollten ebenfalls einbezogen werden, um Anreize zu schaffen.

 

Braucht man überhaupt Zielvereinbarungen?

 

Da frag ich zurück, wozu nehmen Sie sich zu Neujahr vor, mehr Sport zu machen, die Eltern öfter zu besuchen oder mit dem Rauchen aufzuhören? Weil Sie sich erhoffen, damit besser, erfüllter und länger zu leben – was für jedes Unternehmen mindestens genauso erstrebenswert ist. Ziele helfen dabei, die richtigen Prioritäten zu setzen. Wir konzentrieren uns dann aufs Wesentliche, statt unsere Ressourcen an Nebensächlichkeiten zu vergeuden. Fokussiert und zielgerichtet zu arbeiten, ist im Unternehmen bares Geld wert.

 

Oder kurz gesagt: Ja!

 

Da gibt’s bloß einen Haken…

 

Die Krux mit guten Vorsätzen ist, dass Sie den inneren Schweinehund austricksen müssen. Der nimmt den Vertragstext nämlich auseinander wie ein gewiefter Anwalt und haut Ihnen die Schwachstellen um die Ohren: „Du hast mir nicht gesagt, wann du mehr Sport machen willst und wie du das überhaupt in deinen Tagesplan integrieren möchtest. Dein Kalender ist doch eh schon voll bis zum Rand! Und überhaupt: Wie oft ist ‚öfter‘, und muss das mit dem Rauchen sofort sein oder hat das nicht auch noch ein bisschen Zeit?“

 

Ihr Instinkt sagt: Mit Zielen bin ich effizienter. Aber der Schweinehund sträubt sich, wenn Sie ein Hintertürchen offenhalten und ihn nicht genügend bei der Stange halten. Übertragen wir das auf Zielvereinbarungen: Die sind super, wenn sie richtig formuliert sind und Sie Ihren Mitarbeitern bei der Umsetzung der Aufgaben kontinuierlich führend zur Seite stehen. Und das geht so:

 

Schritt 1: Unternehmensziele definieren

 

Am besten machen Sie das von Jahr zu Jahr, haben dabei aber das große Ganze im Blick. Nehmen Sie sich Zeit. Dieser Schritt ist die Basis für jedes weitere Puzzlestück. Wenn Sie hier nicht präzise sind, stürzt das gesamte Gebäude ein. Fakt ist: Nur wenn Sie wissen, wohin Sie das Schiff steuern möchten, können Sie auch Ihre Mitarbeiter entsprechend einnorden. Fahren Sie aber nicht in die Südsee, wenn der Tank nur bis Sylt reicht. Oder anders ausgedrückt: Bleiben Sie beim Formulieren Ihrer Ziele realistisch.

 

Beziehen Sie Rückschläge und Erfolge aus der Vergangenheit ein und notieren Sie, auf welchen Annahmen Ihr Plan basiert. Unterscheiden Sie dabei zwischen strategischen (langfristigen) und operativen (kurz- und mittelfristigen bzw. abteilungsbezogenen) Zielen, ferner zwischen quantitativen und qualitativen Zielen. Die einen haben Zahlen im Blick, die anderen inhaltliche oder strukturelle Verbesserungen, die sich am Handeln orientieren.

 

Schritt 2: Ziele bekanntgeben

 

Jetzt berufen Sie ein Meeting ein, in dem Sie laut äußern, was Sie sich im stillen Kämmerlein ausgedacht haben. Stellen Sie Erfolge heraus, an die Sie anknüpfen möchten. Teilen Sie Ihre Vision. Machen Sie klar, wo Herausforderungen sind. Gibt es Fragen? Beantworten Sie sie. Hat jemand Vorschläge? Immer her damit! Seien Sie transparent und offen. So fördern Sie das Miteinander und den Teamgeist, denn alle haben das Gefühl, Teil eines gemeinsamen Projektes zu sein.

 

Schritt 3: Mitarbeiterziele konkretisieren

 

Damit können Sie natürlich auch schon im Zuge von Schritt 1 beginnen, sollten dann aber nach dem Meeting zumindest den Feinschliff machen. Denn jetzt können Sie auch die Vorschläge aus dem Team berücksichtigen. Wer hat sich wie eingebracht? Wo brennt jemand für eine bestimmte Aufgabe?

 

Überlegen Sie, wen Sie wo und wie einsetzen möchten. Unterscheiden Sie dabei zwischen aufgaben- und verhaltensbezogenen Zielen, oder definieren Sie personenbezogene Ziele. Dabei hilft es Ihnen, die Persönlichkeit Ihrer Mitarbeiter zu kennen und die damit verbundenen Stärken und Schwächen, die Sie zum Beispiel mithilfe der Tools von INSIGHTS MDI^®️ analysieren können.

 

Schritt 4: Ziele SMART in Form bringen

 

Gehen Sie dann in die Einzelgespräche, wo Sie nur die für den jeweiligen Mitarbeiter und seinen Aufgabenbereich relevanten Ziele erörtern. Seien Sie weiterhin offen für Vorschläge und Einwände. Fragen Sie, ob es persönliche Ziele gibt und loten Sie aus, wie sie sich in die Zielvereinbarung integrieren lassen. Denken Sie immer daran, dass es hier um ein Geben und Nehmen geht, nicht um ein einseitiges Einfordern.

 

Anschließend halten Sie die Ziele und daran geknüpften Maßnahmen schriftlich fest. Denken Sie jetzt an die Sache mit den Vorsätzen und dem Schweinehund und werden Sie so konkret wie möglich. Vier Elemente können Sie als Pflichtbestandteile von der Checkliste abhaken, nämlich die Art des Ziels (z.B. Umsatzsteigerung), die Maßeinheit (verkaufte Küchen), die angestrebte Höhe (10 Prozent mehr) und den Bezugswert (Vorjahr). Außerdem können Sie sich an den W-Fragen Wer (Abteilung), Was (Maßnahme), Wann (Zeitrahmen), Womit (Hilfsmittel und Ressourcen) und Wie (Vorgehensweise) entlanghangeln, anschließend das angestrebte Ergebnis hinzufügen und so Ihre Vereinbarung wasserdicht machen.

 

Oder aber Sie nutzen die SMART-Methode. Dabei steht S für ‚spezifisch‘, M für ‚messbar‘, A für ‚erreichbar‘ aufgrund des englischen Wortes „achievable“ (im Deutschen oft mit ‚akzeptabel‘ und ‚attraktiv‘ übersetzt), R für ‚realistisch‘ und T für ‚terminiert‘. Heißt frei formuliert, alle Ziele müssen präzise formuliert sein, sollten Messbarkeitskriterien aufweisen, erstrebenswert und zugleich auch machbar sein, und es muss klar sein, bis wann das Ganze zu passieren hat.

 

In einem Möbelhaus könnte ein personenbezogenes Ziel dann wie folgt aussehen:

„Die Mitarbeiterin X wird durch die Teilnahme an einer einwöchigen Verkaufsschulung im ersten Quartal auf Kosten des Unternehmens dazu befähigt, Beratungsgespräche künftig effizienter durchzuführen mit dem Ziel, die derzeitige Abschlussrate bis zum Ende des Jahres zu verdoppeln. Die Maßnahme erfolgt während der Arbeitszeit.“ Die Mitarbeiterin haben Sie vielleicht ausgesucht, weil sie ehrgeizig ist, prima mit Kunden umgeht und gerne in die Verkaufsleitung aufsteigen möchte. Die Beförderung können Sie dann als Anreiz in die Vereinbarung aufnehmen.

 

Schritt 5: Erfolgskontrolle

 

Nicht selten wird aus der SMART-Methode eine SMARTE Methode. Das E steht für die Erfolgskontrolle. Ist die Vereinbarung in trockenen Tüchern, müssen Sie die Motivation hochhalten. Führen Sie zum Beispiel regelmäßige Feedbackgespräche. Kontrollieren Sie die Zahlen und justieren Sie nach, falls nötig. Wenn Sie merken, dass es nicht so läuft, wie Sie es sich vorgestellt haben, können Sie Zwischenziele vereinbaren. So vermeiden Sie böse Überraschungen zum Ende des Jahres – auf beiden Seiten.

 

Schritt 6: Die Abschlussbewertung

 

Irgendwann naht die in der Zielvereinbarung festgesetzte Deadline und damit die Gretchenfrage: Wurde das Ziel erreicht? Jetzt zeigt sich, wie wichtig es war, die Messbarkeit der Ziele zu definieren. Nicht immer ist das leicht; manches lässt sich nicht in Zahlen greifen. Doch bedenken Sie, dass am Ende eine Prämie im Raum steht, auf die der Mitarbeiter ein Anrecht hat. Wenn an dieser Stelle das persönliche Empfinden über Erfolg oder Misserfolg urteilen muss, gehen die Meinungen meistens auseinander, was dann unter Umständen zu einem Rechtsstreit führt…

 

Apropos: Arbeitsrechtlich betrachtet sind Zielvereinbarungen eine komplexe Sache. Auf die Einzelheiten kann und will ich hier nicht eingehen. Nur soviel: Im Streitfall entscheiden Gerichte oftmals zugunsten des Mitarbeiters. Nehmen Sie das Thema also nicht auf die leichte Schulter, informieren Sie sich zu den Rechten und Pflichten, die mit diesen Vereinbarungen verbunden sind. Und dann nutzen Sie ihr Potential! Wie das geht, wissen Sie ja jetzt.